BioOffice

Was ist BioOffice

BioOffice ist eine speziell für die Erfassung biologischer Verbreitungsdaten entwickelte Softwarelösung. Das umfangreiche Datenmodell auf das BioOffice aufbaut, ermöglicht es sowohl räumliche Informationen als auch Sachinformationen zu integrieren. BioOffice ist Geographisches Informationssystem (GIS) und Datenbank in einem Produkt. Durch die Abbildung raumbezogener biologischer Daten in Karten werden diese nicht nur digital erfasst, sondern auch in einen neuen Kontext gestellt, komplexe räumliche Abfrage- und Berichtsmöglichkeiten werden geschaffen.

Datenbank und GIS

Im Gegensatz zu anderen Biologischen Erfassungs- und Inventarisierungsprogrammen kombiniert BioOffice eine umfassende Datenbank zur sachlich-inhaltlichen Dokumentation von Objekteigenschaften mit einem integrierten GIS-Modul zur Erfassung, Darstellung und Auswertung des räumlichen Bezugs dieser Objekte. BioOffice ist daher ein hervorragendes Hilfsmittel für die Verwaltung biologischer Sammlungen, von der Inventarisierung bis hin zur Abwicklung des Leihverkehrs. Darüber hinaus ist es aber auch ein einzigartiges Werkzeug zur Darstellung, Auswertung und Nutzbarmachung von raumbezogenen, biologischen Daten, z.B. für den Einsatz im Rahmen von Floren- und Faunenkartierungen. Zu den Anwendern von BioOffice zählen Museen, Universitäten, Behörden, technische Büros und Non-Profit-Organisationen aus dem gesamten deutschsprachigen Raum und seit Release der englischen Version vermehrt auch internationale Projekte.

Der Funktionsumfang von BioOffice

Datenbank Funktionen

BioOffice baut auf einem umfassenden relationalen Datenmodell auf. Die zentralen Einheiten dieses Datenmodells sind: Taxa, Objekte, Fundorte und Sammlungen. Darüber hinaus können in Bio-Office Informationen zu Projekten, Literaturzitaten, Exkursionen und Kontaktpersonen erfasst und verwaltet werden. In der Lookup-Verwaltung werden alle Nachschlagewerte zentral dokumentiert und verwalten.

Ergonomische Benutzeroberfläche

Obwohl BioOffice die umfangreiche Funktionalität einer SQL Datenbank mit den Möglichkeiten eines Geographisch Informationssystems verbindet sind keine speziellen SQL oder GIS-Kenntnisse erforderlich um mit BioOffice zu arbeiten. Ein ansprechendes, ergonomisches User-Interface, und die Unterstützung durch zahlreiche Dialogassistenten ermöglichen die einfache und rasche Datenerfassung und Abfrage. Fundorte können am Bildschirm mit der Maus verortet, Attribute gleichzeitig aus geographischen Datenschichten per Voreinstellung ohne weiteren Aufwand übernommen werden. Verbreitungskarten werden per Mausklick generiert. Komplexe Abfragen können auf einfache Art und Weise erstellt werden.

Konfigurierbare Formulare

• BioOffice Formulare können exakt an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.
• Wählen sie aus der Vielzahl der vorhandenen Datenfelder jene aus, die für Ihre Daten relevant sind.
• Vergeben sie eigenen Bezeichnungen für die angezeigten Feldnamen
• Erstellen Sie für jeden Datenbestand ein eigens angepasstes Formular.
• Speichern Sie Formular-Konfigurationen und geben Sie an andere BioOffice Anwender weiter.

Spezialfunktionen zu Taxonomie und Systematik

• Taxonomie und Systematik: Erfassen sie Informationen von der Unterart bis zum Reich.
• Taxa-Kataloge: Die Arbeit mit umfangreichen Artlisten kann sehr umständlich sein. BioOffice ermöglich es Ihnen deshalb Taxa in Form von Katalogen zusammenzufassen. In solchen Katalogen können beliebige Taxa (unabhängig von biologischen Systematiken) zusammengefasst werden. Für Kartierungsprojekte können so  z.B. Listen der relevanten (in einem Gebiet erwarteten) Arten zusammengefasst werden. Die Verwendung derartiger Kataloge hilft mit die Dateneingabe zu vereinfachten und zu beschleunigen.
• Synonymverwaltung: Für jedes Taxon können beliebig viele Synonyme erfasst werden. So können Sie Informationen über synonyme Bezeichnungen eines Taxons zentral verwalten. Bei Abfragen werden synonyme Taxonnamen automatisch berücksichtigt.
• Ökologische Angaben zu jeder Art: Erfassen Sie grundlegende Informationen über ökologische Ansprüche und Beziehungen, sowie über die Verbreitung der erfassten Taxa. 
• Rote Listen: Verwaltung Sie Gefährdungsgrade der einzelnen Arten in Form von gebiets- oder projektbezogenen Katalogen mit den jeweils erforderlichen Codierungen und den dazu passenden Beschreibungen sowie Gefährdungsursachen.
• Frei definierbare Kataloge für weitere Attribute und Eigenschaften der Taxa, z.B. Lebensräume, Bodentypen usw. 
• Multimedia Dateien: Für jedes Taxon können Fotos, Soundtracks, Videos oder auch Textdokumente verlinkt werden. So können Sie an einer zentralen Stelle alle relevanten Informationen zu einer Art erfassen. 
• Verbreitungskarten und Objektlisten auf Mausklick: Ausgehend vom Taxon-Explorer können Sie über ein mit der rechten Maustaste abrufbares Kontextmenü Verbreitungskarten und/oder Objektlisten für jedes Taxon abrufen.

Spezialfunktionen zur Fundort Verwaltung

• Erfassung von Fundortskoordinaten als Punkt-, Linien- oder Flächen-Objekte.
• Verortung: Eingabe von Fundortskoordinaten über die Tastatur oder über Verortung auf der Karte.
• Verwaltung der Fundorte in Katalogen: Zur übersichtlichen Verwaltung der Fundorte kann jeder Fundort einem Katalog zugeordnet werden.
• Kombination von räumlichen und inhaltlichen Kriterien bei der Fundortssuche: Einfache Auswahl von Fundorten über Formularfilter in Kombination mit räumlichen Einschränkungen über die Karte.
• Einfacher Export von Fundorten in das ESRI-Shapefile-Format mit der Möglichkeit zur das räumliche Bezugssystem beliebig zu wählen.
• Einfache Anzeige aller Objektdatensätze zu einem Fundort über das Kontextmenü ausgehend von Fundortlisten oder Karten.

Objektdaten verwalten

• Verwalten sie zentral Informationen über Belege, Beobachtungen, Präparate, Sammlungs-vorgang, Aufbewahrung und einer Vielzahl von weiteren Attributen.
• Multimedia Dateien: Zu jedem Objekt können Fotos, Soundtracks, Videos oder auch Textdokumente verlinkt werden. So können Sie an einer zentralen Stelle alle relevanten Informationen zu einem Objekt erfassen.
• Inventarnummern in verschiedenen Formaten (können automatisch auf ihre Konsistenz überprüft werden, bzw. die nächste verfügbare Nummer abgerufen werden.

GIS-Modul

• Standard-GIS-Funktionalität (Zoom, Pan, Speichern von Projekten und Objektbeschriftung).
• Laden und Anzeigen von beliebig vielen Karten-Schichten in einer Vielzahl von Formaten: Vektorformate: ArcView-Shapefile, ArcInfo-Coverage, DXF, Dwg, Dgn, MIF; Raster-formate: Tiff, ArcInfo-Grid, Gif, Jpeg, ...
• Graphische Auswahl von Interessensgebieten für räumliche Abfragen und Analysen.
• On-the-Fly-Projektion von Fundorten in das räumliche Bezugssystem der aktuell sichtbaren Layer.
• Die räumlichen Bezugssysteme werden laufend ergänzt und können auch auf Anfrage integriert werden. Durch die Verwendung der ESRI-Projection-Engine steht eine Vielzahl von weltweit verwendeten kartographischen Projektionen und räumlichen Bezugssystemen zur Verfügung.
• Erstellung von Verbreitungs-, Punktraster-, Frequenzrasterkarten per Mausklick. Erstellen sie Verbreitungskarten für Arten, taxonomische Einheiten oder frei definierbare Abfrageergebnisse auf Mausklick.
• Export von Abfrageergebnissen in das ESRI Shapefile Format.
• Übernahme von Information aus geographischen Schichten in Datenbankattribute (z.B. kann aus einer geologischen Karte für jeden Fundort die geologische Einheit ermittelt und in ein Datenbankfeld übertragen werden).
• "Point-in-Polygon"-Funktionen zur Erstellung von Punkt- und Frequenz-Rasterkarten sowie Berechnung der Anzahl von Objekten, Taxa, Gattungen usw. in Polygonen eines Layers.
• Übernahme von Fundorten aus dem ESRI Shapefile Format.
• Datenübernahme aus GPS- Geräten.

Abfrage-Manager

• Abfrage nach beliebigen Attributkombinationen.
• Kombination von Sachattributen mit räumlichen Abfragekriterien über das GIS-Modul.
• Verschiedene Möglichkeiten der Weiterverarbeitung von Abfrageergebnissen in Form von Detailformularen, Berichten, Export-Dateien.
• Automatische Berücksichtigung synonymer Taxa im Abfrageergebnis.

Datenaustausch

• Einfacher Datenaustausch über ein eigenes BioOffice-Austauschformat. Über das Biooffice-Austauschformat funktioniert der Datenaustausch zwischen BioOffice Anwendern ohne weitere Kenntnisse des Datenmodells einfach auf Mausklick. Durch die Identifikation der einzelnen Datensätze über GUIDs werden Redundanzen verhindert.
• Import bestehender Daten mit Hilfe eines benutzerfreundlichen Import-Wizards.
• Abspeichern einmal festgelegter Importzuweisungen für die mehrmalige Verwendung.
• Export von Daten: Daten können an verschiedenen Stellen im Programm exportiert werden. Exportformate: ESRI-Shapefile-Format, MS-Access, BioOffice-Austauschformat.
• Einfacher Datenaustausch zwischen Programmen über die Windows Zwischenablage.
• Identifikation von Datensätzen über GUIDS In BioOffice werden Datensätze auf allen inhaltlichen Ebenen durch GUIDs (Globaly Unique Identifier) gekennzeichnet. Dadurch ist der Datenaustausch (Export und Re-Import)  möglich ohne Redundanzen zu schaffen. Bearbeiter können unabhängig vom physischen Zugriff auf eine gemeinsame Datenquelle gemeinsam am Aufbau umfangreicher Datenbestände arbeiten. Vordefinierte Schnittstellen für den Datenimport/-export erleichtern die Zusammenarbeit auch über Netzwerggrenzen hinweg. Die Zusammenführung verschiedener Datenbestände für großflächige Auswertungen ist ohne weiteres möglich.

BioOffice Daten zugänglich machen über das World Wide Web.

BioOffice Daten können auch über Webbrowser zugänglich gemacht werden. Für die Abfrage und Darstellung von BioOffice-Daten über Browseroberflächen wurde eine eigene Webextension erstellt.